2017年4月30日 星期日

[時間技客-13] SMART 原則,克服拖延要這樣設計下一步行動


為什麼我們寫下很長的待辦清單,但每次看著清單時,不僅不會鼓勵我去行動,反而讓我覺得好有壓力、想要逃避,於是清單愈來愈長,條列的事很多,完成的卻很少!於是我們開始自責自己的拖延、低效率,但這又導致我們更有壓力,更不想去觸碰清單上面的事情。

這裡面或許有一個關鍵的問題是:「我們是不是寫錯目標、列錯計畫、設定錯任務了?」

或許不是因為我們真的很懶惰,而是因為我們「搞錯了真正要執行的行動」,於是那些在清單上的「假行動」帶來了各種挫折、懊悔和反省的夜晚。

我之前在電腦玩物的「時間技客」系列文章中寫下「克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧」一文,文章中第二個簡單技巧正是提到要:「把下一步行動變得簡單又立即有成果」,今天,我想針對「怎麼設計有效的下一步行動」,來好好再做一個深入分析。

如果你覺得自己的待辦清單無效,那麼讓我們一起思考看看,會不會是因為你列上去無效的行動,而不是列上去有效的行動呢?




無效的行動:美好而做不到


那麼,什麼是「相對」無效的行動?我們在列待辦清單時,之所以做不到,常常是因為我們寫下了「會讓自己不想去行動」的任務,像是下面幾種寫法。


  • 1. 目標很全面,但沒有下手處
例如我前陣子正在撰寫自己的新書《比別人快一步的 Google 工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》。如果我在列待辦清單時這樣列:「寫一本用Google改進工作流程效率的書」,這樣的目標看起來好像沒問題,卻不是一個好的行動。

因為「改進工作效率」太全面,什麼事情都是改進工作效率,到底我要如何寫才能幫大家改進工作效率呢?所以這樣的行動不是好行動,反而讓我「不知道怎麼行動」。


  • 2. 任務很籠統,具體成果不可見
當我要開始寫書了,我會在待辦清單上列出寫書計畫,但如果我的計畫這樣列:「開始寫《比別人快一步的Google工作術》的「時間Hack」章節」,好像也沒問題,但仍然不是個好行動。

因為「開始寫」很籠統,要寫多久?要寫多少?要寫到什麼程度算是達成任務?因為沒有規範可測量的成果,會導致我覺得「好像什麼時候都可以開始寫,不用現在寫,寫了也不知道什麼時候算達成任務」。


  • 3. 行動很美好,但事實上做不到,或是不能很快做到
又假設,我看到其他講師可以開兩天、三天的訓練營課程,覺得很嚮往,於是給自己一個行動是:「也來開設一個「時間管理」的兩天一夜訓練營」,這樣的自我督促好像沒問題,但其實不是好行動。

因為我之前還沒有開設長期跨日課程的經驗,我也沒有團隊來幫助我開課,直接跳到願望的結果,卻忽略前面需要準備的步驟,這樣的行動除了讓我看了開心之外,其實也無法讓我真的採取行動,於是我們那些「很大的目標通常也都是被拖延最久的目標」、「很難的習慣通常都是做不到的習慣」。


  • 4.計劃很完美,但和我沒有關聯
又或者假設我看到大家都很流行讀書,我也給自己一個計畫是「每天晚上讀書」,看起來沒問題,但這種看到別人做什麼,於是我想要跟著做的行動,也常常是無效的行動,最後就是發現清單上永遠有這件事,但幾乎沒有做到過。

因為,這件事和我無關。別人之所以每天晚上都能完成「閱讀計畫」,可能是別人很愛讀書、別人要準備考試、別人有工作上的刺激、別人有家人的督促,可能有各式各樣別人的原因,但是「都和我無關」,所以我為什麼要讀書呢?我的理由?我的刺激?讀書這個行動對我的關聯性是什麼?


  • 5. 夢想很偉大,但沒有截止期限
再假設,我給自己一個看起來很偉大很美好的行動:「成為一個有早起習慣的人」,但「成為某一種人」這是一個多麽長遠的目標,因為太長遠,會讓我們永遠都不想開始做,這是因為我們沒有設定有效的截止期限。

好了,以上講了五種「無效行動」,那麼要怎麼寫出「有效行動」呢?我借用管理學上的「 SMART 」原則來做說明。




有效的行動:符合 SMART 原則


  • SMART原則1:Specific,明確的
要寫出有效的下一步行動,寫出一個讓自己比較不會拖延的行動,第一個原則是這個行動能夠「愈聚焦愈好」,最好是特別針對某一點,具體可做的行動,而不是全部面面俱到。

例如對應前面的例子,當我要寫一本新書,就要找到一個切入點當作行動,在《比別人快一步的 Google 工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》新書中,我給自己的真正行動就是:

「寫我自己100個實際上工作流程改造的案例,如何用Google幫助我節省時間,加速工作流程。」

這個行動很明確,就是寫 100 個工作改造的例子與方法,非常的聚焦,我也因此「知道自己要做什麼」,這樣的行動我會更想去做。


  • SMART原則2:Measurable,可計量的
第二個原則是,這個行動要是「可以測試測量結果的行動」,對於這個行動的量化愈具體,我會更有執行力,因為很明確的知道要做到什麼程度就可以停止,而不是感覺永遠不會停止。

例如對應前面的例子,當我要寫完新書的某一個章節,我給自己的行動就會是:

「在早上寫完「「時間Hack」的五個案例」

無論時間、成果都被量化,我就很明確地知道自己要做什麼、什麼時候該開始做、要做到什麼程度。


  • SMART原則3:Attainable,可達到的 
第三個原則,就給自己一個現在做得到的行動。當然我可以夢想以後更好的未來,但「行動」就是要現在做得到,這兩者並不衝突。

對應前面的例子,我給自己的行動就是:

「接洽一個兩小時的時間管理講座」

等到這個行動達到了,我開始熟練時間管理的課程,就可以展開再下一步行動:「跟識博團隊合作開設一個七小時的時間管理課程」,等到他也達成了、熟練了,就可以開始下下一步行動。

循序漸進,每一次行動都是可以達成的,這樣才能推進到最終的目標。


  • SMART原則4:Relevant,相關性的
這個目標應該要跟其他目標有關連,才更有價值。或者更具體的說,我要做某件事,這件事應該要「跟我有關係」,我才會想要去做他,這件事不會只是單獨一件事,而是會對我的其他事情有所幫助的。

對應前面想要每天晚上讀書的行動來說,我給自己的行動就會是:

「每天晚上讀一章節和筆記術有關的書籍」

因為寫「筆記術相關文章」是我的興趣,我也有開設 Evernote 筆記術等相關課程,這樣的閱讀對我有「解決相關問題的效益」,那麼這個行動就會更容易達成。


  • SMART原則5:Timely,及時的
最後一個原則,就是行動要有時間限制。當然我們可以用無限時間完成無限的事情,問題是時間根本沒有那麼多,所以任何行動都應該有時間限制,都應該思考「我要用多少時間來完成這件事情到什麼程度」?

對應前面的案例,我給自己「養成早起習慣」的行動就會是:

「下個禮拜要達成三天,在六點早起」

在這個新的行動中,符合前面「可測量」的原則,而且也有很具體的時間限制,讓我知道在某個時間之前應該做到什麼事。




小結:

GTD 時間管理方法上也非常強調:「設計有效的下一步行動」。寫出無效的行動只會累積清單,寫出有效的行動則可以幫我達成。

而要克服清單的拖延,設計出有效的下一步行動時,不妨參考看看「 SMART 原則」:

  • Specific,明確的
  • Measurable,可計量的
  • Attainable,可達到的
  • Relevant,相關性的
  • Timely,及時的

讓有效的下一步行動,幫我們成為在清單上更主動的行動者。

延伸閱讀相關文章:
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@時間技客系列文章:

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報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年教學

報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年教學

又到了五月報稅季節,每年這時候總會把塵封已久的自然人憑證拿出來,插上讀卡機(現在網路銀行和手機 App 非常好用,很少會需要讀卡機來讀取金融卡使用 WebATM),下載報稅軟體才能完成報稅。除了報稅以外好像很少機會用到自然人憑證,假如你和我一樣遇到自然人憑證過期的狀況,其實可直接在線上進行展期,將可用期限再延長三年。只要幾個簡單步驟,就不用在上班時間親自去戶政事務所臨櫃辦理囉!

在開始前,你可能也正好在考慮如何報稅,現在健保卡也能作為驗證的憑證使用,若你沒有自然人憑證的話,請參考「健保卡網路報稅教學,免自然人憑證註冊密碼」一文透過讀卡機和健保卡就能自己在家報稅;使用 Mac 的朋友也可以網路報稅,參閱另一篇文章「使用 Mac OS X 網路報稅教學,免自然人憑證讀卡機也會通」。

不過很可惜的是目前自然人憑證展期還無法在 Windows 以外的平台進行,如果你要自己展期的話,必須使用 Windows 安裝對應的工具才行。這大概是台灣各公部門開發的平台最常出現的問題之一。

以下我會介紹如何透過 MOICA 內政部憑證管理中心的「自然人憑證線上展期軟體」自己手動延長自然人憑證的使用期限,這個操作可在憑證到期前 60 天至屆滿三年內進行,而展期只可操作一次,在開始之前,請先準備好一台讀卡機及你要展期的自然人憑證,同時也要有該名持有者的身分證字號、出生年月日及 PIN 碼才能進行。

使用自然人憑證線上展期軟體,快速延長三年期限

STEP 1

首先,開啟「MOICA 內政部憑證管理中心」網站,點擊左側選單的「憑證展期」鏈結,從線上申請憑證展期的操作流程可找到「自然人憑證線上展期軟體」下載鏈結(如下圖紅色圈圈所示),下載後執行將它安裝到你的電腦。

比較容易被忽略的是必須再點擊下方的「HiCOS卡片管理工具」,下載安裝後才能讓你的讀卡機正確讀取自然人憑證,我在這裡卡了一段時間,後來才發現是沒有安裝 HiCOS 所致。

報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年

STEP 2

內政部的自然人憑證展期程式跟一般 Windows 程式安裝方式差不多,安裝時只需要選擇預設的安裝類型即可,不用做其他設定,當然在展期完成後就可將程式從系統內移除。

報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年

報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年

STEP 3

安裝後開啟 MOICA 自然人憑證線上展期工具,步驟一是要求使用者插入自然人憑證 IC 卡來讀取資料,如果你按下「確定」時出現「不明的連接卡」錯誤訊息,那就是沒有安裝 HiCOS 卡片管理工具,請回到第一個步驟找到該頁面鏈結安裝。

報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年

載入自然人憑證前會要求輸入該持有者的身分證字號、出生年月日。

報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年

STEP 4

正常來說,自然人憑證的線上展期工具可正確讀取使用者的憑證資訊,包括 IC 卡號、持有人姓名、原憑證有效期間和憑證展期有效期間,如果出現這畫面,代表相關程式應該都有正確安裝且能使用。點擊下方的「申請展期」即可開始進行延長使用期限操作。

報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年

跳出詢問使用者是否同意條款內容,沒問題的話點擊「同意」繼續。

報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年

STEP 5

進行操作時會要求輸入自然人憑證 IC 卡的 PIN 碼,如果輸入三次都錯誤時卡片會自動進行鎖卡處理,若你真的忘記密碼或者不小心被鎖卡,可以到「內政部憑證管理中心」網站透過左側選單「忘記 PIN 碼 / 鎖卡解碼」來自己重新設定密碼。

報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年

STEP 6

期間還會要求你設定一組新的 PIN 碼,可維持舊有密碼無須更改。

最後如出現「憑證展期作業已成功!」的提示資訊,代表你已經正確展期,有效時限也會自動延長三年。最後點擊完成將程式關閉即可,當然在操作完成後,你也可以將自然人憑證線上展期工具從電腦中移除,之後就不會再次用到。

報稅遇自然人憑證過期,使用讀卡機可自行線上展期三年

我嘗試四五張自然人憑證,幾乎都能夠正常展期成功,不過仍有一張無法寫入資訊而失敗,我想可能是進行中因為拔除卡片而導致憑證損壞,必須要自己親自去一趟戶政事務所才能夠申請展期。如你有遇到奇怪的問題,那麼可以嘗試重新開機或拔除讀卡機、自然人憑證 IC 卡,重複進行幾次,還是不行的話大概就只能臨櫃辦理囉!希望這篇簡單教學能夠幫助需要為自然人憑證展期的朋友。

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Online Video Converter 線上將影片轉換為 MP4、AVI、MPEG、FLV、3GP、MKV、Webm 或 MOV 等格式

在網路上可取得的影片格式眾多,各有各的優點與缺點,而用手機錄影大都是 MP4 或 3GP 的影片格式,要分享時,某些網站或 App 不見得會支援 3GP 影片的上傳,更有些設備或影音播放器也不見得每種影片格式都支援播放,想要解決這種問題,轉換所取得的影片檔案格式,以符合目標物的播放,應該較為經濟且可行的做法。可以對影片格式進行轉換的應用程式有很多,最方便的莫過於不用安裝軟體直接透過 Online Video Converter 這個網站就可進行轉換,該網站支援 MP4、AVI、MPEG、FLV、3GP、MKV、Webm、WMV 或 MOV 等格式相互轉換,且可對影片的解析度進行設定,讓免費也能轉出清晰的影片品質。





from 【關鍵應用】 http://key.chtouch.com/ContentView.aspx?P=2700

Habit Browser 支援滑鼠手勢的 Android 瀏覽器!操作由你決定


對於每個操作細節都想斤斤計較,都想客製化的朋友,應該會喜歡這款日本開發的「 Habit Browser 」 Android 手機瀏覽器,他最有特色自訂功能,就是可以自由設計滑鼠手勢。

當然,手機上沒有滑鼠,但這個功能類似我們在電腦瀏覽器中習慣使用的「滑鼠手勢」,所以我也姑且稱之為「滑鼠手勢」。透過強大且根據你需求客製化的手勢,在「 Habit Browser 」中打造一個完全屬於你的快捷操作體驗,擁有獨一無二觸控方式,例如畫出一個 ㄇ 快速網頁截圖,畫出一個 L 快速關閉分頁等等。

「 Habit Browser 」還是「操作自訂性」非常全面的瀏覽器,不僅上述滑鼠手勢可以完全自訂,包含介面功能選單、快捷選單的操作、顯示、排列方式,也全部都可以自訂,讓你真的可以打造出一款對自己來說最順手而且最獨特的上網操作方式。





 Habit Browser 「功能非常非常多可自訂的細節非常非常多」,對每個小環節都跟你一樣計較,但保留彈性,讓使用者可以做調整,讓瀏覽器完全適應需求。

而在「 Habit Browser 」眾多的自訂細節中,更有特色的則是他的手勢功能,預設情況下,「 Habit Browser 」可以用左右滑動的手勢來切換已經打開的分頁。

更進一步的,我可以在「 Habit Browser 」中自訂自己的「滑鼠手勢」,看是要快捷完成什麼特殊操作,都可以利用手勢來呼叫與完成。

因為這是一個動態的過程,截成圖片不好表達,所以下面我直接拍一段有旁白解說的影片,提供大家參考,看看其手勢功能的效果。






除了手勢外,我也很喜歡「 Habit Browser 」在下方「動作欄」的設計,這條瀏覽器功能列也可以讓我完全自訂,更棒的是他不僅可以自訂一種操作,而是可以設定「多段式的動作欄」,什麼意思呢?

例如下圖中,你可以看到動作欄上每個按鈕其實都疊加另一個小按鈕,當我點擊一下就會啟動「往前一頁」,但是當我在同一個按鈕處長按不放就會啟動「回到網頁開頭」,其他還有像是上滑、下滑等不同操作可以設計。

於是同樣的,「 Habit Browser 」讓你完全掌控自己的功能列,並且還能「多功能組合」,一條功能列完成十幾種操作。





喜歡客製化瀏覽器操作的朋友,只要進入「 Habit Browser 」的設定中,就能在視窗、操作、工具等不同設定中,慢慢研究如何調整自己的瀏覽器功能,因為全部都已經有中文翻譯介面,所以相信很好上手!

延伸閱讀相關文章:

「 Habit Browser 」 Android 下載

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iPhone與Android內建瀏覽器將網頁切換成桌機預覽模式

  雖然說手機裡也有許多的瀏覽器可安裝,但相信許多朋友,應該最常使用的還是內建的瀏覽器,或是Chrome瀏瀏覽器,而自從iOS更新到10.0後,內建Safari瀏覽器,新增一個超實用的功能,直接可將內建的瀏覽器,切換成電腦模式,由於是直接硬體模擬,因此不會像網站所提供的模式切換,三不五時會透逗透逗,明明已切換為電腦版,卻又跳回手機版。

  因此今天就要來分享,如何將iPhone內建的Safari瀏覽器,切換成電腦模式,當切換過去後,這時瀏覽器的檔頭,就會變成電腦,因此要如何將iPhone內建的Safari瀏覽器切換為電腦模式,還不知道的朋友,也一塊來看看囉!而除了iPhone中的Safari外,Android的Chrome瀏覽器,一樣的也可是作切換的,因此現在就一塊來看看,怎麼將手機中的瀏覽器,切換成電腦模式吧!


iPhone Safari瀏覽器電腦版切換 Step1

開啟瀏覽器後,點下方的分享圖示,當開啟選單後,再向左滑動。

梅問題-iPhone與Android內建瀏覽器,就可將網頁切換成桌機模式
Step2

接著再對著

「切換為電腦版網站」

鈕按一下,這樣網頁立即就會切換成桌機版本,當要回到手機版時,需將關閉再重啟,就會再回到手機版。

梅問題-iPhone與Android內建瀏覽器,就可將網頁切換成桌機模式
Android Chrome瀏覽器電腦版切換 Step1

Android的部分,則是點一下右上的選單圖示,接著就會看到

「切換為電腦版網站」

選項,再將後方的核許框,點一下就可開啟。

梅問題-iPhone與Android內建瀏覽器,就可將網頁切換成桌機模式
Step2

當開啟後,一樣網頁也會自動切換成電腦版,而Android比較聰明些,當要關閉時,再將剛的勾點掉,就會再回到手機版囉!因此還不知道的朋友,下回有需要切回電腦版的朋友,不妨也可以試試看囉!

梅問題-iPhone與Android內建瀏覽器,就可將網頁切換成桌機模式



from 梅問題.教學網 https://www.minwt.com/mobile/17509.html

母親節正是幫你阿母換機的好時機、遠傳網路門市申辦吃到飽資費送千元遠百禮券

一年一度的母親節又快到來了,不曉得大家今年打算送媽媽們什麼樣的禮物呢?我想最實在的應該就是送給媽媽一款好用的手機,再搭配可以好好打開話匣子跟無限流量網路的電信資費方案,畢竟媽媽們應該不太知道什麼叫做流量跟....「時間」,而遠傳今年從 4 月起也有一波新的優惠活動,特別是今年如果打算幫媽媽換隻手機的話,搭配 1399 元吃到飽資費方案,不僅有多款 0 元手機可以選擇,再送遠百四合一禮券 $1000 元,讓媽媽帶著新手機去 Shopping。

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相關資訊:

  • 遠傳網路門市申請:請點我
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本文與遠傳網路門市合作

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臺語辭典 - 專業學台語必備,臺語羅馬字、臺語漢字皆可查詢

之前阿湯寫過「萌典 - 教育部國語、臺語、客語辭典民間版,邊查邊學,離線也能使用」這個 APP,兼具學習與查詢功能,比較適合初學者,今天要介紹一個比較適合專業人士,或是有興趣進階練習的「臺語辭典」,可以選擇用臺語羅馬字、臺語漢字、對應的華語漢字或全文關鍵字來查詢,也是可以離線使用,不過 APP 內的所有文字都是用臺語字來顯示,可能對沒有臺語基礎的朋友較有挑戰性,一起來看看吧。

臺語辭典使用分享:

首頁先說明如果要用羅馬字來查,可以使用「臺羅」或是「白話字」,聲調符號用數字或是或是羅馬字都可以,並在下面清楚列出可由臺語羅馬字、臺語漢字、對應的華語漢字、全文關鍵字五種方式來查詢。

阿湯依序示範給大家看,先是臺語羅馬字,輸入「交通」的拼音且沒加聲調,預設沒改,所以會連相關字詞都出來,點進去會一併顯示臺羅跟漢字,還有白話的解釋,按喇叭符號就可以聽發音,阿湯是覺得蠻標準的。

使用臺語漢字,輸入「薑」下面改成完全符合就會只顯示薑,不然就會把跟薑有關的都搜尋出來,一樣有發音,網路一定要連線才能聽聲音。

對應的華語漢字就比較好理解,華語怎麼念就打上去,解釋的部分會連臺羅拼音、臺語漢字都一起顯示,等於一次可以學三種表現方式。

如果用全文關鍵字就更細了,通常是本身就有接觸教育部版的辭典才會這樣查,例如查「老師」,就會連解釋裡有「老師」兩個字的都顯示。

也會有一些俚語、諺語可以學起來。

有問題也可以用 Line、FB、E-Mail 聯絡,跟朋友一起分享吧。

臺語辭典相關資訊:

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