2017年4月3日 星期一

[整理術-3] 最好的整理不是資料分類,而是資料內在的筆記加工


為什麼我們要整理資料?是為了資料有存放位置,還是為了讓資料看起來很整齊,又或者是讓資料「更好用」?我相信這三個選項,大多數朋友會選擇最後一個答案:「讓資料更好用」。

而什麼是「讓資料更好用」呢?可以有三個解釋:

  • 讓資料未來要用的使用可以很快找到。
  • 讓未來有需要時知道要使用什麼資料。
  • 讓未來資料被使用時可以適合使用。

整理資料的行動是當下,而著眼的是未來,未來某一天我們要很有效率地去使用這些資料,所以我們整理他。

因為我們知道如果不整理資料,那麼有可能我會忘記資料放在哪裡或不小心丟掉資料,於是以後要用時找不到。如果沒有好的整理,我不知道自己有哪些資料,忘記堆積的資料的用途,以後需要時不知道自己可以使用哪些資料。以及如果不整理資料的話,讓資料呈現原始素材雜亂的情況,那麼到了使用時,我可能必須重新理解這些資料的內容,增加使用的難度與時間。

於是,這時候我們就會開始「整理資料」,但有可能我們優先想到的整理方法是「分類與儲存」資料。然而,還有一些方法可以幫助我們的整理更能滿足「讓資料未來更好用」,而不是整理了很多資料但資料卻很難用 ,這些方法就是在資料與筆記上「加工」。(參考:改掉畫重點與抄筆記習慣,寫與說的筆記更有效學習




幫資料或筆記加工的意思是:

我們應該優先整理的是「資料內在內容」,而不是「資料外在位置」。

尤其在數位應用時代,資料儲存在哪裡其實不是那麼重要,因為「搜尋」都可以幫我們很快找到(參考:不需要搜尋時才要搜尋!這一步徹底改變你的工作效率),所以位置變得相對不重要。

重要的是就算儲存很多資料但還是沒有用的問題,而這個問題就是因為我們沒有幫資料與筆記「加工」,沒有:「讓資料的內在內容本身變成有用的資料」。

以下,我就分享兩個我自己常常使用,真的可以幫各式各樣資料本身變得更有用的加工方法。

你還可以延伸參考的資料收集技巧:




1. 三層筆記法:整理那些需要採取行動的資料


當要處理像是我擷取的網頁文章、工作會議紀錄文章草稿、工作或生活計劃時,我不會只是一股腦的把資料原封不動的記錄下來,而是我會在記錄下來的同時,使用我的「三層筆記法」對他們重新整理(加工)。(參考:讓筆記效果倍增的萬用三層數位筆記法 11 則範例實戰

這類資料本身都具備三種內涵:

  • 有些是參考性的
  • 有些是重點
  • 有些是需要採取行動的

我的「加工」就是把資料裡的這三種內容區分開來,構成:封存層(參考用)、構思層(重點整理)、行動層(要採取什麼行動)。

這樣一來:

不僅資料容易被搜尋到(因為加入很多我認為的重點的關鍵字),而且以後找到這些資料時,可以快速從行動與重點中掌握使用方法,也能幫助我理解這些資料的用途是什麼。






2. 康乃爾筆記法:整理那些需要理解重點的複雜資料


有些資料本身就是參考、研究、學習用途,不一定有什麼具體的行動要執行(所謂具體行動,像是工作計畫),只是以後在尋找參考資料時,需要找到這些資料做引用,或是幫助我喚起記憶而已。

這時候這類資料如果本身很複雜,例如是一篇寫的很精采但長篇大論的評論,就可以利用「康乃爾筆記法」來做資料內容本身的整理,康乃爾筆記法的重點就是利用表格,讓簡單的重點、複雜的內文並列,幫助我們快速回憶與理解重點,需要時再回到對應的原文段落重新閱讀。



我們要知道,很多研究資料都是收集一段時間之後才使用,通常過了一段時間,我們對於原本資料的閱讀理解記憶已經降低很多,甚至可能完全忘記當初在這個資料裡看過什麼!

如果這時候我們只是單純的儲存資料,很有可能下一次找到資料要使用時,因為完全忘記裡面有什麼,必須重新再閱讀與理解一次,這樣不就是「讓資料變得很難用」嗎?

所以,更好的資料整理方法,是第一時間先幫資料加工,用康乃爾筆記法把自己第一次閱讀後理解的重點整理出來,並且跟原文段落對應,這樣下一次我要使用時,按圖索驥,效率會提升很多。




小結:


整理其實很簡單,尤其在數位應用時代,有很強大的搜尋工具可以幫我們找資料,所以我們的整理思考:

不再只是需要分類找位子,而是要怎麼讓資料更好用!

要讓資料變得更好用的整理方法也很簡單,就是「記得幫資料加工」,不要讓資料只是原始素材的儲存,用這篇文章分享的兩種簡單加工方法,資料就可以在未來要使用時,變成「有用的資料」讓你使用,這才是有效的整理術。

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