2017年4月7日 星期五

Google Keep 變成我的 Google 文件剪貼簿,使用一個月經驗談


一個月前, Google 將 Google Keep 整合到了 Google Docs 中:「Google Keep 整合進 Google Docs! 提升寫作生產力最佳輔助」,我對這個新功能非常感興趣,因為我平常就是利用 Google 文件來編輯文稿、製作公文、撰寫稿件,所以我很想知道 Google Keep 在 Google 文件中實際可以產生什麼提升效率的效果。

剛好最近一個月我正在編輯一位作者的新書,是由得來素連鎖素食早餐店共同創辦人關登元所撰寫的《成功開店計畫書:小資本也OK!從市場分析、店面經營、行銷規劃,你要做的是這20件事》,我便開始利用 Google Keep 來輔助 Google Docs 編輯這本書的所有文稿。

經過了一個月,從文稿潤飾、修正、重新編排的過程中,我發現 Google Keep 確實可以讓 Google文件在編輯稿件上增加很多效率,今天這篇文章,就來分享我體驗到的幾個應用優點。





1. 當作寫稿常用格式、範本的常駐剪貼簿


以下我直接分享我的體驗結果,如果要看操作教學,請參考:「Google Keep 整合進 Google Docs! 提升寫作生產力最佳輔助」一文。

在我的出版社工作流程中,我們編輯稿件都會有一定的體例格式,這讓文稿更有組織,也方便我們跟排版美編溝通,甚至幫助我們後續的電子書轉換。

要幫文稿重複的貼上這些體例格式,我之前會利用像是「快速上手 Ditto ,文書工作者必備的免費免安裝剪貼簿增強軟體」這樣的剪貼簿工具。

而現在我則更喜歡在 Google 文件編輯中利用 Google Keep 當作剪貼簿,可以跨平台雲端同步,而且更重要的是常用體例可以「常駐展示」在右方的 Keep 欄位,讓我隨時看到,並且拖曳到文件段落就能貼上。

把常用體例展示在右方,讓我一邊編輯一邊就能看到,其實很有幫助,可以提醒我隨時注意文稿格式的一致性與特殊要求,就好像是「編輯文稿時的待辦清單」一樣。





2. 快速剪貼處理圖片檔案


之前我在 Google 文件上遇到一個麻煩的步驟一直找不到解決方法,就是如何把已經在 Google 文件內的圖片,匯出成圖片檔案來使用?在 Office 裡反而有提供簡單的匯出圖片功能:如何一次匯出所有 Word、 PPT、 Excel 裡的圖片?

而現在 Google Keep 變成剪貼簿,也算是解決了我的問題。

我可以把 Google文件裡的一張圖片先儲存到 Keep 記事本。



然後我就可以在 Keep 剪貼簿欄位上,另存圖檔,把圖片匯出成檔案,再做其他圖片的編輯修改了。





3. 管理各篇文章中暫時被刪的文稿


我在編輯文稿時,可能考量內容的流暢性、主題的相關性,還有書籍頁數的長度等等,會做一些刪減、移動內容的調整。

在某一篇文章刪減下來的內容,暫時不用,但或許可以補上另外一篇文章缺少之處,或是放到更適合的篇章。而這時候, Google Keep的剪貼簿可以非常好的管理 Google 文件裡暫時刪除的內容。

首先我把刪掉的文字先移動到 Google Keep 筆記中,我可能還會加上不同的筆記顏色,讓我更容易辨識這裡有被刪除、還沒用到書裡的文字內容。



最棒的一點是, 剪貼 Google文件內容到 Google Keep 時, Google Keep 會記住「這是從哪一篇文章剪貼的」,提供一個連回原文的超連結。

這就幫助我隨時刪減內容,但內容不會混亂,我永遠可以知道這是原本在哪一篇文章裡的,要移動、要修復,都會很方便。

尤其一般剪貼簿可做不到連回原文的功能啊!





4. 用標籤(搜尋)過濾目前需要的內容


我的 Google Keep 筆記裡,可能有很多其他書籍需要的筆記,或是我的其他用途筆記,這些筆記都跟我正在編輯的這本書的剪貼簿混在一起,要怎麼管理呢?

這時候可以試試看 Google Keep 的標籤管理



我把製作《成功開店計畫書》的相關筆記都加上「成功開店計畫書」的標籤,這樣當我在編輯這本書的 Google 文稿時,只要在 Keep 剪貼簿裡搜尋「成功開店計畫書」,就能過濾出這本書相關的筆記,而不會被其他內容干擾了。





5. 追蹤各篇文章中待處理的問題


在編輯一本書的過程中,數十篇文稿,每一篇文稿裡都可能會出現一些待解決的問題,例如這篇文章裡有一個表格還沒有設計?那篇文章裡有一個實作練習還需要修正?有時候編輯的文章很多,可能搞得自己很混亂。

這時候有 Keep 剪貼簿,我就可以在編輯時一邊發現文章待解決問題,就一邊把問題註記在 Google 文件右側的 Keep 剪貼簿中,這樣做最大的好處,就是前面有說到的,這樣每一則筆記都會有「來源文章的連結」。

而回到 Google Keep ,利用其時間提醒等特性,就能幫助我更好的追蹤、排程這些不同文章裡的不同待解決問題,並且不會混亂,可以有效率的一一解決。





6. 可以協同合作的剪貼簿、文稿討論區


最後,我還嘗試利用 Google Keep協同合作的功能:「即時多人編輯筆記! Google Keep 共用協作驚喜推出」,可以一邊編輯文稿,一邊和作者協同合作,討論文稿裡出現的各種問題,或是構思文稿中某些還需要處理的段落。

以上,就是結合我實際工作了一個月,應用 Google Keep 到 Google 文書處理流程中的真實經驗,我認為這確實是 Google 文件上非常值得好好善用的一個功能結合,分享給大家參考。

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from 電腦玩物 http://www.playpcesor.com/2017/04/google-keep-google-docs.html

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