2017年4月19日 星期三

簡評微軟 To-Do 智慧型待辦清單工具,準備取代 Wunderlist


之前我在電腦玩物才寫完「20 種待辦清單 App 軟體推薦:評論不同需求時間管理利器」一文,我列在推薦清單中的「 Wunderlist 」,就即將步上被取代的命運。之前收購「 Wunderlist 」的微軟,今天推出了叫做「 Microsoft  To-Do 」的全新雲端待辦清單工具,有跨平台的網頁、手機 App 與電腦軟體,擷取了 Wunderlist 的部分特色,加入了號稱「智慧建議」的功能。

並且微軟宣布,當「 Microsoft  To-Do 」未來逐漸成熟後,最終就會取代「 Wunderlist 」。就像另一個被微軟收購的「 Sunrise 行事曆」,最終其功能與設計也被整合到微軟自己的 Outlook App 中。

那麼目前還算是「預覽版」的「 Microsoft  To-Do 」好不好用?有什麼特色?在時間管理上可以發揮哪些用途呢?因為現在「 Microsoft  To-Do 」已經全面開放使用,就讓我針對其目前功能來做一個簡評。




1. 免費,中文版


目前看起來「 Microsoft  To-Do 」會是一個雲端跨平台同步,並且免費的待辦清單工具,而且已經內建完整的中文版本。

你可以到「 Microsoft  To-Do 」網站登入其網頁版,或是下載其 App 與軟體。





2. 區分收集箱與行動清單


在我的時間管理流程中,我會區分收集箱與行動清單的不同,「收集箱」是整理可能要做的雜事,而「行動清單」是決定今天要做的任務,這兩層區分,幫助我可以掌控時間籌碼去做最有效益的事情。(可以延伸參考我的文章:幫你的時間管理方法健檢,如何挑選時間管理工具?

承繼了 Wunderlist 類似的設計,「 Microsoft  To-Do 」也區分出了「待辦事項(收集箱)」與「我的一天(真正行動清單)」。

我們先將可能要做的事項列入待辦事項中,有可能列出了幾十項。然後我們決定在今天有限的時間內,哪些事情應該優先在今天被完成?或許我決定了五件事情今天一定要完成,那麼這五件事情就可以同時出現在「我的一天」中。

「我的一天(真正行動清單)」幫助我們在不忘記大量雜事的前提下,每天專注在真正重要的任務上,這也是我之前分享過用「135專注法則列每日清單」的方法。





3. 區分到期日與提醒日


在「 Microsoft  To-Do 」中,可以進一步設定一條待辦任務的提醒時間、到期時間、重複時間。

區分提醒與到期這兩種時間,也是很棒的設計,例如我有一個任務是下禮拜五到期,但我希望在下禮拜一先提醒我開始做準備,這樣的兩層日期就有幫助。

我在「如何不遲到?其實守時者想的都不是準時」一文中有提到,時間管理上很重要的就是「幫自己留下準備時間」,而不是只設定到期日提醒就好。





4. 根據專案分類待辦清單


我們輸入的待辦事項也不是只能全部列在「待辦事項」清單,而是可以根據不同專案建立清單,然後把各自的任務分類進去。

不過這邊還沒辦法像是 Wunderlist 那樣有更多層的母子任務分類。也沒有像是 Todoist 的付費版那樣有標籤分類來輔助。

如果是要做比較複雜的專案任務流程排序,還有改進的空間。

畢竟當專案複雜、專案很多時,「有彈性的標籤分類」會更有助於整理:分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯





5. 智慧型建議功能


在微軟的介紹中,很強調「 Microsoft  To-Do 」的智慧建議功能,也就是當我們待辦任務很多時,「 Microsoft  To-Do 」可以用更簡單的方式建議我們「我的一天」應該優先執行什麼行動。

當我收集了很多任務後,打開「我的一天」,一開始應該是空白的,這時候點擊右上角的[電燈泡]按鈕,就可以開啟智慧建議。



這時候,「 Microsoft  To-Do 」會根據即將到期日、提醒日,昨天沒做完的任務,還有目前我也不知道什麼原則的自動建議,提供一份可以加入「我的一天」的清單,我只要點擊[+]便能加入。

這個使用流程有點像是:每天早上,打開「 Microsoft  To-Do 」,進入[我的一天],然後根據建議,從大量任務中挑選出[今天應該優先完成的任務],這樣就能專注開始這一天了。



我喜歡這樣的功能,就有點像是 Google InboxGoogle 日曆上的智慧整理或篩選功能一樣,可以帶來一些便利與專注。





6. 導入其他清單:


「 Microsoft  To-Do 」也支援導入其他代辦清單服務 ,理所當然地可以支援 wunderlist ,而我測試發現連 Todoist 也支援匯入。





7. 可以變更佈景主題


跟 Wunderlist 一樣,「 Microsoft  To-Do 」也很注重版面,可以做佈景主題與顏色的替換,讓你幫不同的專案清單換上不同的面貌。

因為「 Microsoft  To-Do 」跟 Wunderlist 的訴求都是「同時管理你的生活、工作、夢想任務」,所以不能太嚴肅,帶著一點風格的變化,更能讓人感覺這是一份屬於個人的管理清單。





小結:


整體測試下來,目前「 Microsoft  To-Do 」雖然還是預覽版,但也已經是一個可用的待辦清單工具了,並且有些設計確實很符合時間管理的原則,例如我的一天與待辦清單的區分,還可以關注的智慧建議功能。

但「 Microsoft  To-Do 」也因為還是預覽版,一些進階功能就還付之闕如,像是任務不能附加檔案(之前的 Wunderlist 可以),任務還沒有子階層、子任務概念。

還有雖然「 Microsoft  To-Do 」宣稱可以同步 Outlook 上的任務,讓原本使用 Outlook 做 GTD 時間管理的朋友可以順暢轉移,但我想加入公司 Office 帳號時還無法成功。

最後就是我在測試時,手機 App 與網頁版的任務清單同步會出現重複跑出一樣任務的錯誤,但我相信這些 BUG 未來也一定會被解決。

而現在,我們又多了一款新的待辦清單工具可以選擇了。

延伸閱讀相關文章:

「 Microsoft  To-Do 」

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from 電腦玩物 http://www.playpcesor.com/2017/04/microsoft-to-do-wunderlist.html

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