2017年4月21日 星期五

Word 小教室 - 如何建立下拉式清單?讓人直接選擇項目回填

今天介紹的其實是之前「啟動文件保護功能限制編輯區域,讓部分內容只給特定人士修改」這篇的延伸版,簡單來說就是不讓其他人亂填之外,乾脆建立一個清單限制只有哪些項目可以選,讓收到檔案的人連打字都不用,直接選一選繳回即可,再加上前面教的限制編輯區域就能固定格式,維持內容整齊,填寫速度也更快,專門對付那些懶到不行,一聽到要交資料就哀哀叫的同事,一定覺得你超貼心的。

如何建立下拉式清單?

這項設定要使用的是「開發人員」這個功能,一般來說並不會出現在上方工具列,所以我們要先把它叫出來,開啟文件後,點開左上角檔案區找到最底下「Word 選項」。

然後在常用區,勾選「在功能區顯示開發人員索引標籤」,按確定。

「開發人員」就成功新增上去了。

接著就到開發人員區,將滑鼠游標移到要插入清單的地方,點「下拉式清單」

假設「血型」「星座」「生肖」這三項都要建立清單,就一個一個插入。

然後點「屬性」,新增清單內容。

在選項中填上顯示名稱和數值,基本上一樣就好沒什麼差別,點確定新增。

有多少選項就新增多少,可以視情況移動或修改,OK 就按確定。

清單建立成功!要填什麼直接選就對了,如果說自己的答案不在這些項目,就…不要理他。

然後記得在保護文件這邊,點進「限制格式設定及編輯」。

選擇編輯限制後,再輸入密碼強制保護就完成了。

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