2017年5月13日 星期六

我所養成的 10 個最有生產力習慣,以及我如何養成這些習慣


我從很多年前開始,就有追蹤《最有生產力的一年》這本書作者的部落格,我很喜歡這位作者透過親身實驗各種生產力方法的概念,來撰寫一篇一篇實證心得。因為我在電腦玩物的文章撰寫,也同樣秉持著這樣的精神,無論是軟體工具,或是時間管理方法筆記術整理術,也都是我驗證之後才寫出來的心得分享。

這樣寫作看起來很耗費心力,但其實也是我自己生活與工作的實踐過程,我只是喜歡在人生中(或電腦中)去嘗試許多最佳化的挑戰,體驗看看什麼樣的方法與工具適合自己。這一方面提供給我很多素材可寫,另一方面卻也是我必然要面對的世界的難題解決過程。

今年,默默的走過寫作電腦玩物的 10 週年,讓我開始去回想一個問題,在我嘗試的這麼多方法中,有哪些生產力方法真正變成我的「習慣」,並且是我還會一直想要保持下去的高生產力習慣呢?




1.早起:


我還是要說,我沒有勸大家都要早起的想法,因為這因人因事而異。

但早起對我來說確實是一件不錯的事,我的理由或許和別人不太一樣。我喜歡早起是因為他讓我每天有一個緩衝時間去調整進入工作的心情,也讓我每天有一段充裕的時間去寫我喜歡寫的部落格文章,這兩件事相輔相成,當我利用清晨完成了一篇文章的寫作後,我會有一個滿足的、有成就感的、輕鬆的心情去進入一天的挑戰。

所以我也喜歡早睡,然後在清晨五六點起床,通常會設定起床後寫作一篇文章為目標,這是一段最容易獲得的「無人打擾」的「神聖時間」,讓我覺得我為自己完成了某些重要的事情,為自己設計出這樣的神聖時間,是人生中最讓人開心的一件事情。

我曾經用一系列文章分享我如何養成早起習慣的真實方法:「我如何養成早起習慣的 7 個方法,真實經驗版」。




2.紀錄時間:


多年來我一直保持著為自己「紀錄時間」的習慣,也就是像 SOHO 族一樣計算每天的工作時數,雖然我不是為了去計算工時與收入,我的目的是要知道自己每天「支配了多少有價值的時間」。

我覺得除了理所當然的規劃未來時間外,其實「紀錄過去的時間如何被利用」,也是時間管理非常有用的一環。我會把每一天執行重要工作、專注投入某件是的時間「記下來」,然後每隔幾天反省一下,昨天善用了 7 小時?前天善用了 8 小時?或是大前天只善用了 3 小時?我會用這樣的方法警惕自己或鼓勵自己,並且隨時發現自己在效率管理上應該調整之處。

這是一個擁有多少「優質時間」的概念,每天 24 小時並非都是好時間,只有那些我把時間投注在自己真正重要、真正開心、真正有價值回饋時,好時間才會出現,我用這樣的紀錄來督促自己提昇優質時間的比例。

而我早期是用「番茄土豆」做這件事,這兩年則是改用「 Toggl 」,這用某個工具比較方便,大家可以參考我的工具教學,或是後面這篇習慣養成分析:「改變上班打卡心態,開始學 SOHO 一樣精算工時」。




3.保留時間:


很多年前開始,我會在行事曆上為自己「未來幾個月」的專案、目標、大任務或人生計畫,畫上預留時間的進度條,我不會只是紀錄簡單的專案或任務完成日期,我會在日曆上把需要準備、需要執行的時間,可能是三天、五天、一個月,一一的畫上類似「甘特圖」的進度條。

這樣的習慣,是告訴我自己,未來某些時段要預留給做哪些事情,無論這些事情是工作或人生,只要重要,我就在行事曆上先把要預留的時間畫出來。一旦「保留了時間」,那麼當其他事情想要臨時插入時,我就能有警覺是不是要排除或延後。

這對我有很大的幫助,雖然不能說我會百分之百照著這些進度執行,但是當我在安排時間時,因為這些預留的時間,我可以避免不小心落入多頭馬車的陷阱,我也可以提高有足夠時間完成這些事情的機率。

這就是我常提到的「進攻型行事曆」的方法,我是利用簡單的 Google 日曆來完成自己時間的保留,以下是他的一些延伸教學:「承諾日曆,幫你實現 2017 年願望的有效合約」。



4.列詳細計畫清單:


我有一個任何事情都喜歡先做計畫再去做的習慣,例如旅行我要列出詳細的行程清單,專案我要先列出所有執行的步驟,這或許不一定是一個最完美的習慣,例如有時候有些朋友會覺得這樣太拘束太嚴謹。

但其實我做計畫的心情,是讓我先有一個鳥瞰的視野,我喜歡先觀察要去做的這件事情的全貌,例如一次旅行計畫、一個專案計畫,然後列舉他的各種可能性,試著安排一個最佳的流程,看看有沒有辦法找到某些洞察或突破點。

而這樣鳥瞰之後,會讓我保持一個安心的執行狀態,我會知道這份計畫是我的最佳依靠,我不一定真的要完成照著執行,但如果我效率低落,或是遇到意外時,我知道可以回到這個計畫上尋求救援。

落實到人生的時間管理上,我這幾年維持的「每週子彈筆記」習慣,正是一個做計畫習慣的具體體現。




5.做筆記:


我還有一個「隨時隨地都在做筆記」的習慣,我會把想到的有趣想法、看到的有用資料、經歷到的有趣事情,都用筆記記錄下來。我也會為了許多想要去達成的目標,例如寫部落格、寫一本書、完成某個專案、執行某個旅遊計畫,在達成目標的過程中不斷的利用「作筆記」來促進目標的完成。

這個習慣對我的幫助非常的大,一方面他讓我養成了隨時都在刺激想法的態度,對看到的東西保持著自己思考的動力,而這樣讓我更容易產生屬於自己的新東西。

另一方面,過去作筆記留下來的各種內容,也常常在未來我執行專案的過程中,提供給我各式各樣的即時幫助,我總是很慶幸的感謝自己當年有把那些寶貴的靈感、資料或知識筆記下來。

當然,我的筆記習慣養成,就是利用 Evernote 的第二大腦概念來完成:「跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法」。




6.清空大腦:


這和做計畫的習慣有點像,做計畫某個程度是「釐清我對未來的各種疑慮」。而清空大腦的習慣,則是釐清我對自己的想法、自己的煩惱壓力的各種模糊與雜亂的想法。

透過找一段時間,把大腦中雜亂的思緒一一寫下來,並且嘗試做一些組織與釐清,這是我隔一段時間就會做一次的動作,而總是可以幫我找到目前瓶頸的突破點。

所以後來這個習慣更常常延伸為隨時都處在清空大腦的狀態,只要腦中有煩惱,我就先寫下來,先做簡單釐清,而不要讓煩惱在腦中不斷壓迫自己,這樣反而讓我可以有更多時間保持在一個輕快而高效率的狀態。

我有在「大腦 SPA 」方法中,分享過我的清空大腦流程。




7.專注當下:


而前面幾個習慣:做計畫、作筆記、清空大腦,也幫助我養成另外一個更重要的習慣:專注當下。

我會讓過去留在過去的筆記,讓未來的煩惱留在未來的計畫與筆記中,於是這時候我會告訴自己,我現在只要專注現在可以做到的事情就好。這個方法總是有效,因為我知道自己已經為過去的好與不好留下註解,我也已經幫未來做好清單,這些過去與未來的煩憂可以先移出大腦,讓大腦專注在當下真正應該去思考、專注的事情上。

而這樣的習慣,讓我可以用最大的精力去完成「現在的事」,而這就讓完成一件事情可以變得更快、更好、更有效率。

專注的習慣對我很重要,但要變得專注,需要很多方法的輔助,除了前面提到的寫筆記、清空大腦、做計畫之外,我還喜歡關掉所有提醒,不要讓次要、未來的新煩惱影響了我現在的專注。




8.反省時寫下「下一次想要怎麼做」:


我最近兩三年還養成了另外一個新習慣,就是完成一件事情後,喜歡寫下對這件事情的經驗檢討,而且不會只是寫下優缺點反省而已,或者說我很少去分析優缺點,我通常更喜歡直接在經驗檢討時寫下「下一次我可以怎麼做?」「下一次我應該做哪些改變?」

我發現這樣簡單的習慣,不僅讓過去的經驗留下紀錄,而且對未來的事情幫助非常大,我常常在隔了一段時間又經歷類似的事情時,透過之前的經驗筆記,發現我這一次可以怎麼做得更好的可能性,而讓我在學習、工作上都有很快速的成長效果。

這在我的「大人的學習筆記」、「 KPT 日記法」等文章中,都有如何養成這個習慣的教學。




9.測試新方法:


一方面我因為寫文章的習慣而喜歡測試新工具與新方法,但另一方面,我也發現這個行動本身也是一個對我有益的好習慣。

我總是對新方法、新工具保持興趣,並且願意試試看(反正不是真的要換,只是試試看有何損失?),而通常就在這試試看的過程中,我會打開很多不同的視野、想到很多不同的技巧、發現可能改進自己的可能性。

測試新方法,對我來說他的好處並非找到一個我可以替換的更好的工具或方法,不是這樣的!

測試新方法,對我來說他真正的好處是:讓我用更快的速度接受刺激,然後我目前的工作、生活、工具、方法,本身就可以獲得更快的改進!




10.撰寫文章:


最後,我覺得對我很有幫助的一個習慣就是,這 10 年來我持續在電腦玩物寫作文章的習慣。

把我學到的東西分享出來,對我來說是非常有效的「自我整理」,我會為了寫成一篇文章,而把自己的一個方法、想法,或是一個工具的應用整理得更具體、更有特色,也讓我更了解這個東西,甚至更容易發現裡面有效的東西。

而分享之後,來自讀者們的討論回饋,覺得又是刺激我成長的另外一個動力,我總是能因此發現更多我沒想到的地方,反而因此讓我後續的方法更加的完整。(可參考:我如何在 Evernote 養成每日寫作習慣與鍛鍊寫作技巧

以上,就是我自己這 10 年來,陸續養成,並且繼續保持的高生產力習慣,與大家分享。

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