2017年7月15日 星期六

[時間技客-17] 兩分鐘法則去除行動阻力:簡單開始,完成複雜


萬事起頭難?或許是,萬事起頭都很簡單,只是我們把他想難了。

我在上「 Evernote 筆記整理術」的課程時,最後會帶大家練習用筆記完成複雜專案管理,但很多朋友看到我的專案管理筆記時,通常臉上會露出佩服但又退縮的表情,大家心想:

「要列出這麼詳細複雜的專案清單,應該很難,我應該做不到,或是我要再仔細想一想怎麼做再開始做。」

例如下圖是我用 Evernote 規劃婚禮專案的時程表







1. 萬事起頭難?萬事起頭都很簡單


這時候,我都會提示大家:「你們看到的是已經運行了好幾個月的專案筆記結果,但是當專案一開始的時候,其實都是從空白的筆記開始,然後一兩則任務慢慢添加上去,隨著專案進行,更多任務出現,筆記才慢慢變得完整。」

如果從這個角度來看,要製作這樣的專案筆記就一點都不難,因為並非一開始就製作出複雜的專案計畫,也不是要花什麼特定時間去規劃出複雜的專案, 而是從專案初期開始:

每次花個不到兩分鐘的時間,把新任務排入空白專案中。

日積月累,自然就完成了複雜的計畫結果。從結果來看,好像很高難度。但是從過程來看,其實不過是「每次兩分鐘加入新任務」的「超級簡單」步驟而已。




2. 思考阻力:那些要想一想才能開始的行動


我曾經在電腦玩物寫過一篇破十萬點閱的文章:「養成好習慣之前,如何建立真的做得到的習慣養成目標?」其中就有提到:「要養成習慣,要從一個相對簡單的動作開始。」「我們都喜歡一開始把目標訂得非常遠大,這樣的目標讓人看起來非常愉快,而且我們會告訴自己:只要多努力一下,我一定就能做得到。但是通常這就是我們無法養成習慣的原因。」

我在另外一堂「時間管理課程」中,常常有學員尋求我來幫他們解決「總是拖延最重要的事情」、「總是很難養成習慣」的問題,我詢問他們如何規劃行動,發現大多數朋友都有上述把行動設定得太難的問題,這個共通的問題我們可以稱呼為:

你規劃的行動仍有「思考阻力」。

什麼是「行動有思考阻力」?我把它定義為:我還要思考一下才知道怎麼進行的行動。

  • 我想寫一篇某主題的文章,但要怎麼寫出好結論?有些段落我還沒想清楚要寫什麼?要花多少時間寫?
  • 我想養成晚上閱讀習慣,但要看什麼書好?怎麼分配晚上時間?怎麼隔絕晚上干擾?
  • 我想開始每天運動30分鐘,但需不需要準備好配備?怎麼空出那麼多時間?

這些都是我們執行任務、養成習慣時常遇到的問題,但最大的問題是這些問題會導致我們「連開始都無法開始」。

我們一直思考著「怎麼先把所有問題都解決」才要開始,但正是這樣的「思考阻力」讓我們遲遲不行動。




3.檢查你的行動清單是否充滿「阻力」


簡單來說,就是我們的行動「還需要想」。

一旦設定了「還有思考阻力的行動」,我們就很難開始,要做的時候會一直想東想西,會覺得我可能無法輕易完成,會因為行動中還有模糊不確定的地方而裹足不前。

當你發現自己列出來的待辦清單無法執行時,或是你的清單常常會阻礙你的執行,害你不想去做、害你焦慮時,可以檢查一下自己設定的行動是不是還有「思考阻力」?(延伸閱讀:工作排程如何傷害我的工作效率?挑出待辦清單隱藏的壞習慣

那些看起來不簡單的行動。
那些還有不確定性的行動。
那些行動前還需要想一想或準備一下的行動。

都是執行清單的「阻力」,而非動力。




4.兩分鐘法則:去除行動的思考阻力


從我寫過的「克服拖延三步驟」中,我提到要設計一個「簡單又立即有回饋的下一步行動」,而這正是要想辦法把「行動中的思考阻力去除」。

但什麼是「設計簡單又立即有回饋的下一步行動」呢?是的,你已經發現,這個想法本身就有「思考阻力」存在,還需要想一想什麼是簡單?什麼是有回饋?於是讓你不一定想立刻開始做,所以讓我再把他進一步變成沒有思考阻力的行動:

從一個兩分鐘就能做得到的行動開始吧!

這裏我轉變了一下 GTD 方法裡所說的兩分鐘法則(原本 David Allen 是說,如果看到兩分鐘以內就能完成的瑣事,就當下處理完,避免還要多花時間排入待辦清單,不符合時間成本),把它重新解釋為:

  • 1.少於兩分鐘就能完成的事情,你會更想立刻去做。
  • 2.所以如果你想要開始一個目標,就讓你的每個任務開頭,都只要兩分鐘就能完成。

應用在真實世界的話,我們就以前面的例子來舉例:

  • 1,我要「開始寫一篇文章」,就先花兩分鐘,試試看把我腦袋中目前想到的幾句話寫出來。
  • 2,我要「養成閱讀習慣」,現在就立刻花兩分鐘打開我已經放在桌上的任何一本書看頭幾頁。
  • 3,我想要「開始運動」,就當下花兩分鐘穿上我已經有的布鞋,先走出家門再說。

我之前也在電腦玩物分享過「如何開始一場寫作風暴?編輯給任何人寫不出東西時的建議」,文章裡提到:「當你開始準備寫作時,我建議你優先專注在下面這一個問題就好:你可以問自己,我現在可以想到什麼?然後寫下答案。」

你會發現,很神奇的,花個兩分鐘把腦袋裡已經有的東西寫下來:

雖然你不一定馬上就能完成好文章,但你也會比原本預期的「多寫出一些原本沒想到的東西」,於是你會發現:「我開始寫那篇我拖延很久的文章了」!

這個方法屢試不爽。

例如當我要在工作上設計一個封面時,我不會設定一個「想出完整封面文案」的行動,而是會「先列出我目前想到可以放在封面上的句子吧!」這就是一個「兩分鐘行動」。

他的結果也通常不會只有兩分鐘,而是常常「一不小心」就過了 30 分鐘甚至 60 分鐘,因為列出我目前想到的句子後,我就忍不住開始修飾他們,修飾後又自然開始整理他們,整理後排出架構,有了架構想到個適合的核心精神,根據核心精神寫出最主要的宣傳文句,於是,「一不小心」封面文案就差不多要完成了!

但反過來說,如果我一開始一直要先想出封面文案的架構與主文案,那我可能一直不想開始這個任務。




5.再複雜專案,都是從兩分鐘的行動開始


有句老話說:「千里之行,始於足下。」這個道理簡單,卻是我們常常忘記低頭看看的方法。

我邀請電腦玩物的讀者們可以一起來試試看,如果你有看過我在電腦玩物分享很多次的「每週子彈筆記法」,跟我一樣持續列出下一週的行動清單,那麼我們就一起來檢驗,下一週的行動清單裡,你有哪些行動「還有思考阻力」?

然後我們來做個練習,把這些「還有思考阻力」的行動,做個調整,設計成「沒有思考阻力的兩分鐘行動」。
實驗看看,這樣的「兩分鐘行動法則」,會不會提高你行動清單的達成率呢?而且會不會跟我一樣,在每個兩分鐘行動後不自覺得就展開更多原本意想不到的行動?

於是這樣一來,你不只是會做到你的待辦清單,你甚至可以扭轉清單做不到的習慣,反而是「做得比清單更多」。提高了成就感,而你的那些複雜專案與任務,也漸漸「從簡單開始」,然後最後可以「複雜的完成」了。


  • 如果你是搜尋而來,說不定你想找的,還想學的是:
1.善用當下時間讀完:從讀不完的稍後閱讀轉念:當下讀完,當下處理
2.練習從不完美行動開始:不完美,效率大加倍:雜亂拖延少做點讓你更有生產力 

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