2017年7月1日 星期六

【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】用Google線上文件來共同修改

當筆者在工作流程中遇到需要跟合作夥伴一起修改某份制式文件時,喜歡使用協同合作Google文件的方式,把這份要一起修改的文件共用給對方,請對方在上面直接修改。

因為如果透過紙本或郵件,都免不了在來來回回的修改過程中,產生非常多多餘的文件檔案版本,最後有可能自己都搞混,過程中出現很多不同步產生的失誤。

所以筆者會這樣建議:

1.用Google文件(或試算表)建立一份多人協同編輯的進度表。

2.把進度表的編輯權限共享給部門所有同事。

3.請同事隨時有專案細節更新,直接修改協作的進度表。

4.同事任何時間都可修改,多人一起編輯也不會有版本衝突。

5.所有更新都在同一份協作進度表上,即時又不會出錯。

6.而且這位朋友可以省下非常多自己要負責修改統整的時間。

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